Datenschutzhinweise
Stand: 5. September 2026. Diese Hinweise gelten für den geschlossenen Relaydesk-Piloten.
Privacy at a glance
This is an invitation-only AI voice pilot. Signing in uses an essential session cookie, valid for up to eight hours. Before a call starts, you choose whether OpenAI may process your voice and transcript. Use fictional details only; do not share customer data, passwords, or sensitive personal information. Stop the call or uncheck the consent box to withdraw consent for future audio processing.
Relaydesk does not save audio recordings or persist transcripts. The transcript and simulated action history stay in the current browser page until cleared or reloaded. OpenAI has separate retention rules, including abuse monitoring for up to 30 days by default. EU-only processing and Zero Data Retention are not promised for this pilot. Contact contact@mainframe-it.com for privacy requests. Your chosen light or dark appearance is stored locally in your browser; selecting System removes that preference. The detailed information follows in German.
1. Verantwortlicher
Mainframe IT Solutions – Travis Hull
Zum Viadukt 15, 64711 Erbach, Deutschland
E-Mail: contact@mainframe-it.com
Telefon: +49 6062 2630045
2. Zugriff und technischer Betrieb
Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Browserinformationen und HTTP-Status. Diese Daten dienen der Auslieferung, Fehlerdiagnose und Absicherung des Piloten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und funktionsfähiger Betrieb mit beschränktem Zugang.
Der Pilot wird auf der von Mainframe betriebenen Serverinfrastruktur bei Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, bereitgestellt. Informationen zur Verarbeitung durch den Hostinganbieter finden Sie in dessen Datenschutzhinweisen. Technische Containerprotokolle werden nach Größe rotiert (maximal drei Dateien mit jeweils 10 MB je Container). Diese Rotation ist keine feste zeitliche Löschfrist. Gesprächsinhalte und Anmeldepasswörter werden von der Anwendung nicht gezielt protokolliert.
3. Anmeldung und notwendiges Cookie
Die Anmeldung verarbeitet Ihren Pilot-Benutzernamen und Ihr Passwort zur Zugangskontrolle. Das Passwort wird gegen einen geschützten Passwortprüfwert geprüft; die Anwendung speichert es nicht in der Sitzung. Nach erfolgreicher Anmeldung setzt sie das Cookie relaydesk_pilot mit einer zufälligen Sitzungskennung. Auf dem Server werden ein Hash dieser Kennung, der Benutzername und die Ablaufzeit vorübergehend im Arbeitsspeicher gehalten.
Die Sitzung gilt höchstens acht Stunden. Bei Abmeldung wird sie ungültig und das Cookie gelöscht. Ein Neustart des Anwendungsservers beendet sämtliche Sitzungen. Abgelaufene Einträge werden bei der nächsten Bereinigung entfernt. Zum Schutz vor Anmeldeversuchen werden gehashte IP-Kennungen und Versuchszähler für 15 Minuten berücksichtigt und anschließend bei der nächsten Bereinigung entfernt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Zugangsschutz). Das Sitzungscookie ist für die ausdrücklich gewünschte Anmeldung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es werden keine Analyse- oder Werbecookies eingebunden.
Wenn Sie ein helles oder dunkles Design auswählen, speichert Ihr Browser diese Auswahl unter relaydesk-theme-v1 im Local Storage. Der Wert enthält keine Benutzerkennung und wird nicht an den Server übermittelt. Er bleibt bis zur Auswahl „System“ oder zum Löschen der Websitedaten gespeichert und dient ausschließlich der von Ihnen gewünschten Darstellung.
4. Mikrofon und KI-Sprachverarbeitung
Der Mikrofontest prüft den Zugriff auf Ihr Mikrofon lokal im Browser und startet keinen KI-Anruf. Erst nach Ihrer Zustimmung über das Auswahlfeld und dem Start des Anrufs werden Audiodaten an die OpenAI Realtime API übertragen. Verarbeitet werden Ihre Sprache, daraus erzeugte Transkripte, der Gesprächskontext, die ausgewählte fiktive Unternehmenskonfiguration und Ergebnisse simulierter Werkzeuge. OpenAI erhält außerdem die technisch notwendigen Verbindungsdaten. Zur Missbrauchserkennung übermittelt der Server eine gehashte technische Kennung.
Die optionale Sprachverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können ohne Einwilligung die Oberfläche ansehen. Durch Beenden des Anrufs oder Abwählen des Auswahlfelds widerrufen Sie die Einwilligung für die weitere Sprachverarbeitung. Die Rechtmäßigkeit bereits erfolgter Verarbeitung bleibt davon unberührt. Die Browserfreigabe für das Mikrofon ist eine zusätzliche technische Berechtigung.
Bitte verwenden Sie ausschließlich fiktive Angaben. Übermitteln Sie keine echten Kunden- oder Beschäftigtendaten, Zugangsdaten, Gesundheitsdaten oder andere besonders sensible Informationen. Der Pilot ist weder ein Notfalldienst noch eine Grundlage für verbindliche geschäftliche Entscheidungen.
5. Empfänger und Verarbeitung außerhalb der EU
Für die KI-Verarbeitung wird OpenAI eingesetzt. Für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum nennt OpenAI in seinem Data Processing Addendum OpenAI Ireland Ltd. als Vertragspartner. Eine Verarbeitung außerhalb der EU, insbesondere in den USA, ist möglich. Für diesen Piloten wird keine ausschließlich europäische Verarbeitung oder Zero Data Retention zugesichert. Informationen zu OpenAIs vertraglichen Datenschutzregelungen und den vorgesehenen Übermittlungsgarantien, einschließlich Standardvertragsklauseln, finden Sie im OpenAI Data Processing Addendum.
Nach der OpenAI-Dokumentation zur API-Datenverarbeitung werden API-Inhalte standardmäßig nicht zum Modelltraining genutzt. Bei Realtime können Missbrauchsüberwachungsdaten standardmäßig bis zu 30 Tage aufbewahrt werden; gesetzliche Ausnahmen und vertraglich vereinbarte Einstellungen können abweichen.
6. Gesprächsdaten und simulierte Aktionen
Relaydesk speichert keine Audioaufnahmen und legt keine dauerhafte Transkript- oder Vorgangsdatenbank an. Transkripte, Aktionsverlauf und Qualitätswerte befinden sich im Arbeitsspeicher der geöffneten Browserseite. Sie verschwinden beim Neuladen, Abmelden oder Zurücksetzen der Sitzung; ein beendeter Anruf bleibt bis dahin in der Ansicht sichtbar. Werkzeugargumente werden zur Simulation vorübergehend auf dem Server verarbeitet. Es gibt keine Anbindung an echte Kalender, CRM- oder Ticketsysteme.
Es findet keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
7. Ihre Rechte und Kontakt
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Sie können eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Soweit wir Daten aufgrund berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen.
Wenden Sie sich dazu an contact@mainframe-it.com. Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit. Die Bereitstellung von Sprachdaten ist freiwillig; ohne diese ist ein KI-Sprachanruf technisch nicht möglich.